Gedragsregels inzake belangenconflicten en andere transacties

Belangenconflicten Bestuurders

 

Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoort, wordt de procedure zoals voorzien in art. 523 van de Wet toegepast.

Wanneer in hoofde van een bestuurder een ander belangenconflict dan een belangenconflict in de zin van artikel 523 van de Wet bestaat met betrekking tot een materie die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur en waarover hij een beslissing dient te nemen, zal de betrokken bestuurder de overige leden hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen. De betrokken bestuurder neemt in dergelijk geval niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming. Er is sprake van dergelijk belangenconflict ingeval een verrichting of een beslissing waarbij een bestuurder of één van zijn of haar naaste familieleden een bestuurders- of directiefunctie vervult binnen een niet met de Vennootschap verbonden vennootschap.

Belangenconflicten Directiecomité

Ieder lid van het directiecomité regelt zijn persoonlijke en professionele zaken zo dat rechtstreekse of onrechtstreekse belangenconflicten met de vennootschap vermeden worden. Transacties tussen de vennootschap en de leden van het directiecomité dienen te gebeuren tegen de gebruikelijke marktvoorwaarden.

Indien een lid van het directiecomité, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het directiecomité, wordt de procedure zoals voorzien in art. 524ter van de Wet toegepast. In dit geval blijft het directiecomité bevoegd om de beslissing of de verrichting goed te keuren en neemt het betrokken directielid niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming.

Wanneer in hoofde van een lid van het directiecomité een ander belangenconflict dan een belangenconflict in de zin van artikel 524ter van de Wet bestaat, met betrekking tot een materie die tot de bevoegdheid behoort van het directiecomité en waarover hij een beslissing dient te nemen, zal het betrokken lid de overige leden hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen. In dit geval blijft het directiecomité bevoegd om de beslissing of de verrichting goed te keuren en neemt het betrokken directielid niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming. Er is sprake van dergelijk belangenconflict ingeval van een verrichting of een beslissing waarbij een lid of één van zijn of haar naaste familieleden een bestuurders- of directiefunctie vervult binnen een niet met de Vennootschap verbonden vennootschap. Met naaste familieleden wordt familie in de eerste graad bedoeld.

Transacties van financiële instrumenten van de vennootschap en naleving van de regels betreffende marktmisbruik

De raad van bestuur heeft maatregelen getroffen om in overeenstemming te zijn met Richtlijn 2003/6/EG betreffende de handel met voorwetenschap en marktmanipulatie (marktmisbruik).

De wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten en het KB van 5 maart 2006 betreffende marktmisbruik preciseren de modaliteiten van de verplichtingen inzake marktmisbruik. De preventieve maatregelen tegen marktmisbruik betreffen onder meer de verplichting om lijsten van personen die toegang hebben tot voorkennis op te stellen, de vereisten inzake de meldingsplicht voor personen met leidinggevende verantwoordelijkheid en de meldingsplicht voor tussenpersonen ten aanzien van verdachte transacties.

De raad van bestuur heeft een compliance officer aangesteld die toezicht houdt op de naleving van de bepalingen van de wet en regelgevingen. De compliance officer draagt ook zorg voor de nodige informatieverstrekking aan alle betrokken partijen.

Conform artikel 25bis, §1 van de wet van 2 augustus 2002 heeft Aquafin een lijst opgesteld van de personen die in de onderneming, op basis van een arbeidscontract of anderszins, werkzaam zijn en op regelmatige of incidentele basis toegang hebben tot voorkennis die direct of indirect op Aquafin betrekking heeft. Deze lijsten worden regelmatig geactualiseerd en worden gedurende 5 jaar ter beschikking gehouden worden van de FSMA.

Conform artikel 25bis, §2 van deze wet werd aan de leden van de raad van bestuur en aan personen met leidinggevende verantwoordelijkheid de verplichting opgelegd om transacties in effecten van Aquafin te melden aan de compliance officer die deze openbaar maakt. Indien nodig zal de raad van bestuur bovenstaande maatregelen opnemen in een verhandelingsreglement.

Klokkenluiderprocedure

Binnen Aquafin werd een interne procedure uitgewerkt volgens dewelke personeelsleden in vertrouwen hun bezorgdheid kunnen uiten over mogelijke onregelmatigheden inzake financiële rapportering of andere aangelegenheden. Er worden specifieke regelingen getroffen voor een onafhankelijk onderzoek en een gepaste opvolging van deze aangelegenheden, dit in verhouding tot de beweerde ernst van de gemelde onregelmatigheid. Tevens werden regelingen getroffen volgens dewelke de personeelsleden de voorzitter van het auditcomité rechtstreeks kunnen inlichten. Het auditcomité betracht hierbij de grootst mogelijke zorg ten aanzien van de vertrouwelijkheid van de klacht of anonimiteit van de klager.