Aandeelhouderschap

De aandeelhouders- en controlestructuur van de Vennootschap – alsook alle kruisparticipaties met meer dan 5% van de aandelen of stemrechten voor zover de Vennootschap er kennis van heeft of zodra die kennis verwerft - zal bekendgemaakt worden. Deze informatie wordt tevens opgenomen in de Corporate Governance Verklaring in het jaarverslag.

Sinds 19 mei 2020 is de Participatie Maatschappij Vlaanderen (PMV) de enige aandeelhouder van Aquafin. De overdracht gebeurde in uitvoering van het Vlaamse regeerakkoord dat bepaalde dat onze vorige aandeelhouder, de Vlaamse Milieuholding (VMH), zou worden ontbonden. Concreet is PMV op 19 mei 2020 met VMH gefuseerd, door middel van een overname. Bijgevolg is PMV controlerende aandeelhouder.

Er bestaan geen kruisparticipaties.

Gewone en buitengewone algemene vergaderingen

De gewone algemene vergadering van aandeelhouders wordt gehouden op de derde dinsdag van de maand april om 11:00 uur. Indien die dag een wettelijke feestdag is, wordt de vergadering op de eerstvolgende werkdag gehouden, behoudens zaterdag.

De vennootschap zorg voor een gelijke behandeling van alle houders van aandelen.

Zoals opgenomen in de statuten kan te allen tijde een bijzondere of buitengewone algemene vergadering worden bijeengeroepen om te beraadslagen over enig onderwerp dat tot haar bevoegdheden behoort.

Daarnaast zijn de raad van bestuur en de commissaris verplicht de algemene vergadering binnen 3 weken bijeen te roepen wanneer daarom wordt gevraagd door aandeelhouder(s) die 10% van het kapitaal vertegenwoordigen. Dergelijke oproeping dient de agendapunten te omvatten van de betrokken aandeelhouder(s)

Elke algemene vergadering wordt gehouden op het adres van de zetel van de vennootschap of in een andere plaats in België aangewezen in de oproeping.

Agenda

De raad van bestuur legt de agenda van elke algemene vergadering vast.

Aandeelhouders die wensen een punt op de agenda van een algemene vergadering te brengen, kunnen dit doen overeenkomstig de bepaling onder 2.2.1. Betrokken aandeelhouders dienen dit tijdig aan de raad van bestuur voor te leggen. De raad van bestuur zal het voorstel in overweging nemen. Hierbij zal rekening gehouden worden met het belang van de vennootschap, de wettelijke oproepingstermijnen voor de algemene vergadering en een redelijke termijn voor de raad van bestuur om hierover te beraadslagen.

Voor de gewone algemene vergadering dienen de voorstellen uiterlijk twee maanden vóór datum van deze algemene vergadering toe te komen bij de raad van bestuur.

Oproepingsformaliteiten

Aquafin streeft ernaar om de aandeelhouder(s) tijdig en volledig te informeren omtrent elke algemene vergadering.

De aandeelhouders, de bestuurders en, in voorkomend geval, de commissaris worden minstens vijftien dagen voor de datum van de algemene vergadering opgeroepen via het e-mailadres dat zij daartoe hebben opgegeven conform artikel 2:32 WVV.

Beschikt de vennootschap niet over het e-mailadres van degene die moet opgeroepen worden, dan wordt de oproeping hen toegestuurd per gewone post, die wordt verzonden op dezelfde dag als de voormelde e-mails.

De oproeping omvat de volledige agenda met te behandelen onderwerpen. Samen met de oproeping wordt een kopie toegezonden van alle verslagen en andere stukken die aan de algemene vergadering moeten worden voorgelegd.

Voorzitterschap en stemming

De voorzitter van de raad van bestuur zit de algemene vergaderingen voor. Bij zijn afwezigheid zal een andere bestuurder zijn taak overnemen.

De voorzitter doet het nodige zodat er voldoende tijd voorzien wordt om relevante vragen van de aandeelhouders in verband met de jaarrekening en andere punten zoals vermeld op de agenda te beantwoorden.

Elk aandeel geeft recht op het uitbrengen van één stem.

Notulen

Van iedere algemene vergadering worden notulen opgemaakt. De notulen van de algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken. Deze worden bewaard op de zetel van de vennootschap.

Afschriften en uittreksels van de notulen van de algemene vergaderingen worden geldig ondertekend door de persoon die is aangesteld in de functie van secretaris van de vennootschap. Afschriften of uittreksels van de notulen worden door twee bestuurders getekend in de gevallen waarin deze in rechte dienen voorgelegd te worden.

Oproepingsformaliteiten

Tot op het ogenblik dat alle door de vennootschap uitgegeven obligatieleningen volledig zullen zijn terugbetaald kan te allen tijde een algemene vergadering van obligatiehouders worden bijeengeroepen. De obligatiehouders worden opgeroepen voor de algemene vergadering overeenkomstig de bepalingen opgenomen in de statuten en in het WVV.

De raad van bestuur en de commissarissen kunnen een algemene vergadering van de houders van obligaties bijeenroepen. Zij zijn verplicht deze binnen de 3 weken bijeen te roepen wanneer dit wordt gevraagd door obligatiehouders die één/vijfde van de in omloop zijnde effecten vertegenwoordigen.

De oproepingen voor de algemene vergaderingen van obligatiehouders, wordt eveneens op de website gepubliceerd. (www.aquafin.be).

Deelnameformaliteiten

Het recht om aan de algemene vergadering deel te nemen is onderworpen aan de deponering van een attest van een erkende rekeninghouder of vereffeninginstelling, via de financiële instelling waar de obligaties in effectenrekening worden bijgehouden, op de plaats aangegeven in de oproepingsbrief, ten minste vijf dagen vóór de datum van de vergadering. Op elke vergadering wordt een lijst van de aanwezigheden bijgehouden.

Deze verplichting geldt niet voor de houders van obligaties op naam die op basis van hun inschrijving in het register recht hebben op deelname de vergadering.

Vertegenwoordiging van de obligatiehouders

Elke obligatiehouder kan zich laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een gevolmachtigde, al dan niet obligatiehouder. De raad van bestuur kan de vorm van de volmachten bepalen. Zij moeten ten minste vijf dagen vóór de datum van de vergadering op de maatschappelijke zetel gedeponeerd worden.

Voorzitterschap en stemming

De algemene vergadering van obligatiehouders wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur en bij verhindering door een andere bestuurder. De voorzitter stelt een secretaris aan en kiest twee stemopnemers uit de aanwezige obligatiehouders.

De vergadering kan alleen geldig beraadslagen en beslissen als de aanwezigen ten minste de helft van het bedrag van de bestaande obligaties vertegenwoordigen.

Notulen

De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de obligatiehouders die dat vragen.