Intern reglement van het benoemings- en remuneratiecomité

Samenstelling

 

De raad van bestuur stelt de leden en de voorzitter van het benoemings- en remuneratiecomité aan. De raad van bestuur stelt het benoemings- en remuneratiecomité zo samen dat het voldoende kennis heeft, in het bijzonder in human resources aangelegenheden, om zijn rol effectief te kunnen vervullen.

Het benoemings- en remuneratiecomité bestaat uit 3 leden, allen niet-uitvoerende en een meerderheid van onafhankelijke bestuurders.

Het voorzitterschap wordt ingevuld door een niet-uitvoerende bestuurder.

De Algemeen directeur beschikt over een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan de vergaderingen tenzij het benoemings- en remuneratiecomité alleen wenst te vergaderen. De Algemeen directeur neemt deel aan de vergaderingen van het benoemings- en remuneratiecomité wanneer dit comité de benoeming en de remuneratie van de leden van het directiecomité behandelt. De Algemeen directeur heeft enkel een adviserende bevoegdheid. De Algemeen directeur zal niet aanwezig zijn op de vergadering van het comité waarop zijn eigen remuneratie wordt besproken.

De voorzitter van het benoemings-en remuneratiecomité nodigt eventueel de voorzitter van de raad van bestuur en/of leden van het directiecomité uit om de vergadering bij te wonen. Zij hebben een louter adviserende rol.

Het einde van het mandaat als lid van de raad van bestuur leidt ipso facto tot het einde van het mandaat in het benoemings- en remuneratiecomité.

Verantwoordelijkheden

De rol van het benoemings- en remuneratiecomité

 

Het benoemings- en remuneratiecomité heeft als voornaamste opdracht de raad van bestuur bij te staan bij het bepalen van de krachtlijnen van het bezoldigingsbeleid van de Vennootschap. Tevens draagt zij bij tot het objectief en professioneel verloop van het benoemings- en herbenoemingsproces van bestuurders.

Het benoemings- en remuneratiecomité heeft uitsluitend een adviserende functie ten aanzien van de raad van bestuur. Het comité assisteert de raad van bestuur op specifieke terreinen en formuleert aanbevelingen aan de raad die de beslissingsbevoegdheid ter zake behoudt, tenzij de raad van bestuur delegatie geeft voor beslissingen.

Taken van het benoemings-en remuneratiecomité

Op vraag van de raad van bestuur zal het benoemings- en remuneratiecomité een aantal mogelijke profielschetsen voorleggen waaraan kandidaten zouden kunnen voldoen. Het comité stelt deze profielen op in samenspraak met de aandeelhouder daar de Algemene Vergadering de bestuurders (her)benoemt. Tevens evalueert het comité de mogelijke tijdsbesteding door de kandidaat bestuurder voor de NV Aquafin en deelt aan de raad van bestuur haar bevindingen aangaande eventuele wijzigingen mee. Periodiek evalueert het comité de omvang en de samenstelling van de raad van bestuur.

Verder maakt het comité een analyse van de relatie en interactie tussen de raad van bestuur en het directiecomité.

De kandidaturen van de leden van het directiecomité worden ter beoordeling voorgelegd aan het benoemings- en remuneratiecomité. Hiervoor zullen door het comité de nodige criteria vastgelegd worden. Verder evalueert zij het directiecomité aan de hand van de door haar opgestelde regels.

De Algemeen directeur heeft de mogelijkheid om voorstellen in te dienen in verband met het directiecomité en ontvangt hierover de mening van het comité.

Tevens doet het comité voorstellen inzake het remuneratiebeleid, voor het directiecomité behelst dit minimaal voorstellen inzake de voornaamste contractuele bepalingen (zoals de beëindigingsmodaliteiten en pensioenschema’s) en de voornaamste elementen ter bepaling van deze remuneratie.

Jaarlijks legt het comité een remuneratieverslag voor aan de raad van bestuur met het oog op de toevoeging aan de Corporate Governance Verklaring van het jaarverslag. Dit remuneratieverslag omvat de elementen opgesomd in bijlage 5, punt 5.4 bekendmaking remuneratiebeleid. 

Vergaderingen

Het comité komt minimum tweemaal per jaar samen, of telkens als de omstandigheden het vereisen. De bijeenroeping gebeurt door de voorzitter van het comité. De leden worden geacht deel te nemen aan alle vergaderingen van het comité.

Het comité zal slechts beraadslagen indien ten minste twee leden aanwezig zijn op de vergadering. Een bestuurder kan slechts volmacht hebben van één andere bestuurder.

Beslissingen van het comité worden met een meerderheid van stemmen genomen.

Het benoemings-en remuneratiecomité zal de raad van bestuur tijdig informeren omtrent belangrijke ontwikkelingen op het gebied van haar taken. Verder garandeert het comité belangrijke materies mondeling toe te lichten aan de raad van bestuur.

Diverse Bepalingen

Wijzigingen

Het benoemings- en remuneratiecomité dient jaarlijks het intern reglement te toetsen aan haar werkwijze en eventuele wijzigingen voor te leggen aan de raad van bestuur. Het intern reglement wordt opgenomen in het Corporate Governance Charter.

Advies

Het benoemings- en remuneratiecomité beschikt over de ruimste middelen die het nodig acht om haar taken te kunnen volbrengen. Het benoemings- en remuneratiecomité heeft de mogelijkheid om onafhankelijk advies in te winnen aangaande juridische, boekhoudkundige of andere aangelegenheden binnen haar verantwoordelijkheden en dit nadat de voorzitter van de raad van bestuur hiervan werd ingelicht.

Evaluatie van de effectiviteit

Het benoemings- en remuneratiecomité dient om de twee jaar een evaluatie te maken (self-assessment) van zijn effectiviteit en doeltreffendheid.

In het kader van deze zelfevaluatie zal een individuele vragenlijst worden voorgelegd aan de leden van het comité. De resultaten hieruit worden besproken tijdens een comité vergadering en voorgelegd aan de raad van bestuur.