Gedragsregels inzake belangenconflicten en integriteitsbeleid
Belangenconflicten bestuurders
Elke bestuurder regelt zijn persoonlijke en zakelijke belangen zo dat er geen rechtstreekse of onrechtstreekse belangenconflicten met de vennootschap ontstaan. Transacties tussen de vennootschap en haar bestuurders dienen tegen de gebruikelijke marktvoorwaarden plaats te vinden. Elke bestuurder handelt overeenkomstig de principes van redelijkheid en billijkheid.
Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoort, wordt de procedure zoals voorzien in artikel 7:96 WVV toegepast.
De raad van bestuur omschrijft in de notulen de aard van de desbetreffende beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en verantwoordt het genomen besluit. Dit deel van de notulen wordt in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.
Wanneer in hoofde van een bestuurder een ander belangenconflict dan een belangenconflict in de zin van artikel 7:96 WVV bestaat met betrekking tot een materie die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur en waarover hij een beslissing dient te nemen, zal de betrokken bestuurder de overige leden hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen. De betrokken bestuurder neemt in dergelijk geval niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming. Er is sprake van dergelijk belangenconflict ingeval een verrichting of een beslissing waarbij een bestuurder of één van zijn of haar naaste familieleden een bestuurders- of directiefunctie vervult binnen een niet met de vennootschap verbonden vennootschap.
Belangenconflicten directieteam
Ieder lid van het directieteam regelt zijn persoonlijke en professionele zaken zo dat rechtstreekse of onrechtstreekse belangenconflicten met de vennootschap vermeden worden. Transacties tussen de vennootschap en de leden van het directieteam dienen te gebeuren tegen de gebruikelijke marktvoorwaarden. Ieder lid van het directieteam handelt overeenkomstig de principes van redelijkheid en billijkheid.
Indien een lid van het directieteam, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang al dan niet van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het directieteam, en waarover hij een beslissing dient te nemen, zal het betrokken lid de overige leden hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen. In dit geval blijft het directieteam bevoegd om de beslissing of de verrichting goed te keuren en neemt het betrokken directielid niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming. Het directieteam informeert de raad van bestuur over het belangenconflict en de genomen beslissing. Er is sprake van dergelijk belangenconflict ingeval van een verrichting of een beslissing waarbij een lid of één van zijn of haar naaste familieleden een bestuurders- of directiefunctie vervult binnen een niet met de vennootschap verbonden vennootschap. Met naaste familieleden wordt familie in de eerste graad bedoeld.
Integriteitsbeleid en meldprocedure
Het behoort uitdrukkelijk tot het beleid van de vennootschap om de beginselen van goed bestuur toe te passen. Bijgevolg worden bestuurders, directieleden, leidinggevenden en personeelsleden geacht op te treden in overeenstemming met de hoogste normen op vlak van ethische gedrag en integriteit. In dit kader werd het integriteitsbeleid opgesteld dat dient als leidraad voor het stellen van handelingen en het waarden en normenkader waarin dit dient plaats te vinden.
Binnen het integriteitsbeleid werd een meldprocedure voor integriteitsschendingen uitgewerkt. Volgens deze procedure kunnen personeelsleden in vertrouwen hun bezorgdheid uiten over mogelijke onregelmatigheden inzake financiële rapportering of andere aangelegenheden.
Er worden specifieke regelingen getroffen voor een onafhankelijk onderzoek en een gepaste opvolging van deze aangelegenheden, dit in verhouding tot de beweerde ernst van de gemelde onregelmatigheid. Tevens werden regelingen getroffen volgens dewelke de personeelsleden de voorzitter van het auditcomité rechtstreeks kunnen inlichten. Het auditcomité betracht hierbij de grootst mogelijke zorg ten aanzien van de vertrouwelijkheid van de klacht of anonimiteit van de melder.