Intern reglement van het directieteam

Overeenkomstig artikel 22 van de statuten werd door de raad van bestuur een “orgaan van dagelijks bestuur”, het directieteam, opgericht. Dit directieteam bestaat uit de algemeen directeur, die de leiding van het directieteam op zich neemt, en alle overige directeurs die het bedrijf op een bepaald ogenblik telt.

Het voorzitterschap van het directieteam wordt waargenomen door de algemeen directeur van de vennootschap of bij diens afwezigheid door het door hem aangeduide directielid.

De leden van het directieteam worden aangeworven en kunnen ontslagen worden door de raad van bestuur. Bij de benoeming draagt de raad van bestuur er zorg voor dat het directieteam samengesteld is uit integere personen met uiteenlopende professionele achtergronden, die beschikken over de vereiste kennis en ervaring en over complementaire bekwaamheden om hun taken naar behoren te vervullen. Bij de benoeming kan de raad van bestuur zich laten bijstaan door het benoemings- en remuneratiecomité. Hetzelfde geldt bij ontslag.

De leden van het directieteam worden aangeworven voor onbepaalde termijn.

De rol van het directieteam

De rol van het directieteam is het garanderen van een goede werking van de vennootschap binnen de strategische lijnen uitgezet door de raad van bestuur en het verrichten van het nodige beleidsvoorbereidend werk telkens met het oog op de realisatie van de missie van Aquafin.

Bevoegdheden van het directieteam

Het directieteam oefent de bevoegdheden uit inzake dagelijks bestuur, en alle overdraagbare bevoegdheden behalve de bevoegdheden die zijn voorbehouden aan de raad van bestuur op grond van wettelijke bepalingen, de statuten van de vennootschap en de bepalingen in het intern reglement van de raad van bestuur.

Het directieteam wordt aldus onder meer belast met de rechtsgeldige vertegenwoordiging van het bedrijf in en buiten rechte. De vennootschap wordt in en buiten rechte verbonden door twee gezamenlijk handelende leden van het directieteam. Het directieteam kan op zijn beurt het geheel of een gedeelte van zijn bevoegdheden delegeren. Deze delegatie van bevoegdheden werd vastgelegd in een delegatiebesluit.

Overeenkomstig de CG Code kan de raad van bestuur ook volgende bevoegdheden opdragen aan het directieteam:

• het formuleren van voorstellen aan de raad van bestuur met betrekking tot de strategie van de vennootschap en de uitvoering ervan
• het opzetten van interne controles, gebaseerd op het kader dat werd goedgekeurd door de raad van bestuur;
• de voorbereiding van volledige, tijdige, betrouwbare en accurate jaarrekening van de vennootschap overeenkomstig de toepasselijke standaarden voor jaarrekeningen en het beleid van de vennootschap terzake;
• voorbereiding van de verplichte publicatie van de jaarrekening en overige wettelijke financiële en niet-financiële informatie;
• geven van een evenwichtige en begrijpelijke beoordeling aan de raad van bestuur inzake de financiële situatie van de vennootschap
• het ten gepaste tijde verstrekken aan van alle informatie die de raad van bestuur nodig heeft om zijn taken uit te voeren
• het afleggen van verantwoording over de uitoefening van zijn taken aan de raad van bestuur.

Het directieteam beschikt over voldoende bewegingsruimte om de goedgekeurde strategie te implementeren met inachtneming van de risicobereidheid van de vennootschap.

Vergaderingen

Het directieteam vergadert (bij voorkeur) wekelijks alsook zo dikwijls als het belang van de Vennootschap het vereist.

Vergaderingen van het directieteam worden in beginsel bijeengeroepen door de algemeen directeur. Ieder lid kan echter de bijeenroeping van het directieteam vragen.

De vergaderingen van het directieteam worden gehouden hetzij fysiek hetzij op afstand door middel van teleconferentie of videoconferentie met behulp van telecommunicatietechnieken die toelaten dat alle deelnemers aan de vergadering rechtstreeks kunnen communiceren met alle andere deelnemers.

De vergadering van het directieteam kan slechts geldig plaatsvinden indien tenminste de helft van zijn leden of vertegenwoordigd is.

Het directieteam is een collegiaal orgaan. De beslissingen worden bij gewone meerderheid genomen. Bij staking van stemmen beschikt de voorzitter/algemeen directeur over de beslissende stem. Het directieteam streeft er naar in het belang van de vennootschap om haar besluiten zoveel mogelijk met unanimiteit te nemen. Een lid kan slechts volmacht hebben van één andere lid. Deze volmacht dient schriftelijk te worden verleend. Een verticale volmacht kan slechts gegeven worden na een volmacht die op directieteam wordt toegekend.

De voorzitter van de raad van bestuur beschikt over een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan de vergaderingen van het directieteam.

Het directieteam kan indien dit gewenst is andere personen uitnodigen om de vergadering bij te wonen.

De leden van het directieteam ontvangen vóór de vergadering de agenda met bijlagen.

Van iedere vergadering worden notulen opgesteld welke worden verspreid onder de leden van het directieteam.

Rapportering aan de raad van bestuur

Het directieteam stelt per kwartaal een overzicht van de meest relevante indicatoren op ten behoeve van de raad van bestuur. Deze informatie wordt voorgesteld en besproken op de eerste vergadering van de raad van bestuur volgend op het afsluiten van het kwartaal.

De raad van bestuur neemt tijdens haar vergaderingen kennis van de algemene gang van zaken, evenals van de belangrijkste gebeurtenissen of projecten die sinds de vorige vergadering van de raad van bestuur hebben plaatsgevonden. Indien er zich belangrijke gebeurtenissen voordoen die de werking van de vennootschap fundamenteel beïnvloeden, worden de bestuurders tussen de geplande vergaderingen door schriftelijk op de hoogte gehouden. Deze communicatie verloopt via de secretaris.

Op verzoek verstrekt de Algemeen directeur nadere informatie tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur omtrent de beraadslagingen en beslissingen van het directieteam.

Toezicht en evaluatie door de raad van bestuur

De raad van bestuur kan aan het directieteam of aan de commissaris bijzondere verslagen vragen over alle aspecten die een belangrijke invloed kunnen hebben op de vennootschap.

De raad van bestuur kan via zijn voorzitter alle inlichtingen of stukken van het directieteam opvragen en elke controle laten uitvoeren. In de toezichthoudende activiteiten van de raad van bestuur heeft het auditcomité een rol (zie supra auditcomité: intern reglement)

Eenmaal per jaar worden de prestaties van het directieteam geëvalueerd in aanwezigheid van de algemeen directeur. De evaluatie van de algemeen directeur gebeurt echter in diens afwezigheid. Het benoemings- en remuneratiecomité volgt de hele procedure nauwgezet, deze wordt ook door de raad van bestuur goedgekeurd. Elk jaar worden op basis van het reglement individuele en collectieve doelstellingen geformuleerd. Aan elk van deze doelstellingen wordt vooraf een bepaald gewicht in de evaluatie toegekend.

Belangenconflicten

Indien een lid van het directieteam, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang al dan niet van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het directieteam, en waarover hij een beslissing dient te nemen, zal het betrokken lid de overige leden hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen. In dit geval blijft het directieteam bevoegd om de beslissing of de verrichting goed te keuren en neemt het betrokken directielid niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming.

Het directieteam informeert de raad van bestuur over het belangenconflict en de genomen beslissing.

Voor het management – hiermee wordt het directieteam en de afdelingshoofden bedoeld - werd een gedragscode worden opgesteld. De beslissingen over materies die binnen het toepassingsgebied van deze gedragscode vallen dienen in het verslag van het directieteam steeds gemotiveerd te worden. De raad van bestuur ontvangt een afschrift van laatstgenoemd verslag op de eerstvolgende bijeenkomst.

Kwijting

Naar aanleiding van de goedkeuring door de raad van bestuur van het voorstel van jaarrekening en de jaarlijkse evaluatie van het directieteam, legt het directieteam verantwoording af aan de raad van bestuur voor de uitoefening van zijn taken tijdens het afgelopen boekjaar. Hierop zal de raad van bestuur beraadslagen over het al dan niet verlenen van kwijting aan de leden van het directieteam.

Het directieteam toetst en beoordeelt jaarlijks de toereikendheid van dit intern reglement, brengt verslag uit van deze beoordeling aan de raad van bestuur en stelt zo nodig wijzigingen voor.

De raad van bestuur kan dit intern reglement te allen tijde wijzigen en de aan het directieteam toegekende bevoegdheden herroepen.

Dit intern reglement en de samenstelling van het directieteam worden op de website van de vennootschap geplaatst.