Digitale facturatie
E-invoicing is voortaan wettelijk verplicht
Aquafin wenst de facturen van zijn leveranciers elektronisch te ontvangen, in een gestructureerd XML-formaat die verstuurd worden via het Europese afsprakenkader Peppol. Aquafin werkt hiervoor momenteel met Basware, een softwarebedrijf dat oplossing biedt voor het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen en het integreren met diverse ERP-systemen.
Peppol (Pan European Public Procurement On-Line) is een Europees afsprakenkader om e-invoicing te bevorderen. Het is een duurzame oplossing waarbij facturen op een betrouwbare manier verzonden kunnen worden en de verwerking ervan sneller kan gebeuren.
Om de uitwisseling van e-facturen tot stand te brengen, bestaan er zogenaamde access points op het Peppol netwerk. Elk bedrijf dat actief is op het Peppol-netwerk is ook aangesloten bij een access point. De verschillende access points communiceren met elkaar waardoor de e-factuur bij de correcte organisatie uitkomt. Aquafin maakt gebruik van het access point van Basware waardoor je Aquafin niet zal terugvinden op het access point van de overheid, nl. Mercurius.
De meeste boekhoudpakketten zijn ondertussen voorzien op het gebruik van e-invoicing. Als het niet mogelijk is facturen via Peppol te versturen via een bestaand boekhoudpakket, contacteer dan de service desk van het boekhoudpakket. Werk je met een ERP-systeem (bvb. SAP, Microsoft Dynamics,…), informeer dan bij je IT-afdeling. Indien je geen gebruik maakt van een boekhoudpakket of ERP systeem, dan zijn er tal van toepassingen (met gratis instapniveau) op de markt die hierin kunnen ondersteunen.
In volgende link: Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur vind je er alles over.
Meer info over e-invoicing voor leveranciers vind je hier.
Nog niet klaar voor de overgang naar e-invoicing via Peppol? Werk dan tijdelijk met PDF e-invoice
Wees bewust van het feit dat een factuur in PDF-formaat wettelijk gezien niet langer voldoet en als tijdelijke overgangsmaatregel moet worden beschouwd.
Leveranciers van Aquafin die hier alsnog gebruik van willen maken, bezorgen hun facturen rechtstreeks aan de boekhouding van Aquafin. Dit kan digitaal via het elektronische facturatieplatform Basware.
Registratie op Basware voor de PDF e-invoice toepassing
Eerste stap is een eenmalige gratis registratie op het platform van Basware via de speciale Aquafin-link https://portal.basware.com/open/aquafin. Tijdens deze registratie vul je een aantal basisgegevens over je bedrijf in. Belangrijk is dat je bij het veld 'ID organisatie' kiest voor BTW en je BTW-nummer de structuur heeft zoals BE0440691388.
Vergeet na registratie zeker niet op de bevestigingslink te klikken die je via e-mail ontvangt.
Werkwijze
- Nadat je je registratie bevestigde, kan je je eerste factuur aanbieden door ze naar aquafin@email.basware.com te sturen. Dat kan onder in de vorm van een PDF of in een gestructureerd XML-formaat. Basware zorgt voor de verdere afhandeling.
Vermeld zeker op elke factuur het nummer van de Aquafin-bestelbon. (ieder nummer wordt gevormd obv. volgende structuur 45XXXXXXXX)
