Vanaf 2 juni nieuwe bestelbonnen en facturatie-aanpak bij Aquafin

Op maandag 2 juni 2025 stapt Aquafin over op een nieuw digitaal platform: SAP. Dit centraal databeheersysteem zorgt voor een efficiëntere samenwerking en vereenvoudigt onze administratieve processen, waaronder bestellingen, leveringen, facturatie en betalingen. Deze overstap kan tijdelijk invloed hebben op het bestelproces en de verwerking van facturen en betalingen. We doen er alles aan om deze overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen. Op deze pagina vind je een overzicht van wat er verandert en kan je doorklikken naar specifieke info.

Belangrijk: foutief verstuurde bestelbonnen (update 3/6/2025)

Op maandag 2 juni 2025 is Aquafin succesvol overgestapt naar een nieuw ERP-systeem, SAP. Tijdens deze migratie zijn per vergissing een aantal oude bestelbonnen opnieuw verstuurd naar leveranciers.

  • Het gaat om bestelbonnen met nummers van 4500000000 t.e.m. 4500015214. Deze dateren uit het verleden en mogen dus niet worden uitgevoerd. We vragen u dan ook vriendelijk om deze te negeren.
  • Nieuwe en geldige bestellingen starten vanaf bestelbonnummer 4500015215.

Heeft u hierover vragen? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon of via VraagSAP@aquafin.be.

 

Wat verandert er concreet vanaf 2 juni?

  • Nieuw bestellingsnummer (vorm 45XXXXXXXX)
    Vanaf 2 juni ontvang je bestelbonnen met een nieuwe nummerstructuur.
    • Gelieve dit nieuwe nummer altijd correct te vermelden op jouw factuur.
    • Voor bestellingen die je vóór 2 juni ontvangt, blijft het huidige bestelbonnummer van kracht.
  • Nieuw leveranciersnummer (=leverancier-ID)
    Je ontvangt een nieuw leveranciersnummer. Controleer dit nummer bij communicatie of vragen over bestellingen.
  • Nieuw contractnummer (vorm: 4600XXXX)
    Indien van toepassing, ontvang je voortaan ook een contractnummer (vorm: 4600....). Dit nummer verwijst naar de bijbehorende aanbestedingsprocedure.
  • Nieuwe lay-out van de bestelbon 
    De bestelbonnen die je van ons ontvangt zullen er iets anders uitzien. Bekijk een voorbeeld.

Facturatie blijft verlopen via Peppol

Als opdrachtnemer van Aquafin blijf je wettelijk verplicht om jouw facturen elektronisch via het Peppol-netwerk te verzenden. Dit verandert niet. Meer info vind je onder Digitale facturatie.

Overgangsperiode eind mei

  • Facturen die vóór 23 mei 2025 bij ons toekomen, kunnen nog worden verwerkt vóór de overstap naar SAP.  
  • Tussen 23 mei en 2 juni 2025 kunnen wij tijdelijk geen facturen verwerken, waardoor al deze facturen begin juni opnieuw één voor één manueel moeten ingeladen worden in het nieuwe SAP-systeem. Om de verwerking maximaal te kunnen automatiseren, vragen wij dan ook om – indien mogelijk – geen facturen te versturen in de periode tussen 23 mei 2025 en 2 juni 2025. Vanaf 2 juni is opnieuw voorzien dat alle nieuwe facturen automatisch verwerkt worden, wat sneller zal verlopen dan de manuele verwerking van facturen uit de week ervoor. Alvast bedankt voor jouw medewerking en begrip. 

Vragen of hulp nodig?

Heb je vragen over deze overgang of zoek je specifieke informatie?