Basware voor facturatie
Aquafin verkiest de facturen van zijn leveranciers elektronisch te ontvangen. Door een verandering in de wetgeving Overheidsopdrachten is dit binnenkort ook de wettelijk verplicht.
PDF-facturen via PDF e-invoice
Leveranciers van Aquafin bezorgen hun facturen rechtstreeks aan de boekhouding van Aquafin. Dit kan digitaal via het elektronische facturatieplatform Basware.
Registratie op Basware
Stap 1 is een eenmalige gratis registratie op het platform van Basware via de speciale Aquafin-link https://portal.basware.com/open/aquafin. Tijdens deze registratie vul je een aantal basisgegevens over je bedrijf in. Belangrijk is dat je bij het veld 'ID organisatie' kiest voor BTW en je BTW-nummer de structuur heeft zoals BE0440691388.
Werkwijze
- Na registratie kan je je eerste factuur aanbieden door ze naar aquafin@email.basware.com te sturen. Dat kan onder in de vorm van een pdf of in een gestructureerd XML-formaat. Basware zorgt voor de verdere afhandeling.
- Bij je eerste factuur, vragen we je om ons even te contacteren zodat we zeker zijn dat je factuur goed is toegekomen in ons systeem. Daarna kan je al je facturen op deze elektronische manier verzenden.
- Vermeld zeker op elke factuur het nummer van de Aquafin-bestelbon.
Opgelet - verplichte overgang naar XML-formaat
De wetgeving Overheidsopdrachten is recent aangepast. Ondernemers worden geleidelijk verplicht om uitsluitend elektronische facturen te versturen. Dat moet gebeuren in een gestructureerd XML-formaat binnen het Europese afsprakenkader Peppol.
De invoering van de e-facturatie of e-invoicing zal stapsgewijs gebeuren:
- Vanaf 1 november 2022 : verplicht voor de facturen die voortvloeien uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking en die vanaf die vanaf die datum worden bekendgemaakt. De (huidige) Europese drempels zijn als volgt:
- werken: 5.382.000 euro
- leveringen en diensten 215.000 euro
- Vanaf 1 mei 2023: verplicht voor facturen die voortvloeien uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30.000 euro (excl. btw) en die vanaf die datum worden bekendgemaakt.
- Vanaf 1 november 2023: verplicht voor facturen voor de overige overheidsopdrachten die bekendgemaakt worden vanaf die datum (met uitzondering van deze onder de drempel van 3000 euro excl. btw).
