Intern reglement van het directieteam

Samenstelling

Overeenkomstig artikel 524bis van de Wet werd een directieteam opgericht dat bestaat uit de Algemeen directeur en alle directeurs die het bedrijf op een bepaald ogenblik telt.

Het voorzitterschap van het directieteam wordt waargenomen door de Algemeen directeur.

Benoeming

De leden van het directieteam worden aangeworven en kunnen ontslagen worden door de raad van bestuur. Bij de benoeming draagt de raad van bestuur er zorg voor dat het directieteam samengesteld is uit integere personen met uiteenlopende professionele achtergronden, die beschikken over de vereiste kennis en ervaring en over complementaire bekwaamheden om hun taken naar behoren te vervullen. Bij de benoeming kan de raad van bestuur zich laten bijstaan door het benoemings- en remuneratiecomité. Hetzelfde geldt bij ontslag.

De leden van het directieteam worden aangeworven voor onbepaalde termijn.

Bevoegdheden van het directieteam

De rol van het directieteam

De rol van het directieteam is het garanderen van een goede werking van de vennootschap binnen de strategische lijnen uitgezet door de raad van bestuur en het verrichten van het nodige beleidsvoorbereidend werk telkens met het oog op de realisatie van de missie van Aquafin.

Taken van het directieteam

Het directieteam oefent de bevoegdheden uit inzake dagelijks bestuur, en alle overdraagbare bevoegdheden behalve de bevoegdheden die zijn voorbehouden aan de raad van bestuur op grond van wettelijke bepalingen, de statuten van de Vennootschap en de bepalingen in het intern reglement van de raad van bestuur.

Het directieteam wordt aldus onder meer belast met de rechtsgeldige vertegenwoordiging van het bedrijf in en buiten rechte. Het directieteam kan op zijn beurt het geheel of een gedeelte van zijn bevoegdheden delegeren. Deze delegatie van bevoegdheden werd vastgelegd in een delegatiebesluit.

De voornaamste taken van het directieteam kunnen als volgt worden samengevat:

  • leiding van de vennootschap
  • zorgen voor de totstandkoming van interne controles op basis van de door de raad van bestuur goedgekeurde systemen;
  • verantwoordelijk voor de volledige, tijdige, betrouwbare en accurate voorbereiding van de jaarrekening van de vennootschap en overige wettelijke financiële en niet-financiële informatie;
  • geven van een evenwichtige en begrijpelijke beoordeling aan de raad van bestuur inzake de financiële situatie van de vennootschap
  • het ten gepaste tijde verstrekken aan van alle informatie die de raad van bestuur nodig heeft om zijn plichten uit te voeren
  • het afleggen van verantwoording aan de raad van bestuur over de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden.

Werking van het directieteam

Vergaderingen

Het directieteam vergadert (bij voorkeur) wekelijks alsook zo dikwijls als het belang van de Vennootschap het vereist.

Vergaderingen van het directieteam worden in beginsel bijeengeroepen door de Algemeen directeur. Ieder lid kan echter de bijeenroeping van het directieteam vragen.

Het aanwezigheidsquorum bestaat uit ten minste vier leden van het directieteam die fysiek vergaderen of vertegenwoordigd zijn.

Het directieteam is een collegiaal orgaan. De beslissingen worden bij gewone meerderheid genomen. Bij staking van stemmen beschikt de voorzitter/Algemeen directeur over de beslissende stem. Het directieteam streeft er naar in het belang van de vennootschap om haar besluiten zoveel mogelijk met unanimiteit te nemen. Een lid kan slechts volmacht hebben van één andere lid. Deze volmacht dient schriftelijk te worden verleend. Een verticale volmacht kan slechts gegeven worden na een volmacht die op het directieteam wordt toegekend.

De voorzitter van de raad van bestuur beschikt over een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan de vergaderingen van het directieteam. Hij heeft louter een adviserende rol.

Het directieteam kan indien dit gewenst is andere personen uitnodigen om de vergadering bij te wonen.

De leden van het directieteam ontvangen vóór de vergadering de agenda met bijlagen.

Van iedere vergadering worden notulen opgesteld welke worden verspreid onder de leden van het directieteam.

Rapportering aan de raad van bestuur

Het directieteam stelt per kwartaal een overzicht van de meest relevante indicatoren op ten behoeve van de raad van bestuur. Deze informatie wordt voorgesteld en besproken op de eerste vergadering van de raad van bestuur volgend op het afsluiten van het kwartaal.

De raad van bestuur neemt tijdens haar vergaderingen kennis van de algemene gang van zaken, evenals van de belangrijkste gebeurtenissen of projecten die sinds de vorige vergadering van de raad van bestuur hebben plaatsgevonden. Indien er zich belangrijke gebeurtenissen voordoen die de werking van de vennootschap fundamenteel beïnvloeden, worden de bestuurders tussen de geplande vergaderingen door schriftelijk op de hoogte gehouden. Deze communicatie verloopt via de secretaris.

Op verzoek verstrekt de Algemeen directeur nadere informatie tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur omtrent de beraadslagingen en beslissingen van het directieteam.

Toezicht en evaluatie door de raad van bestuur

De raad van bestuur kan aan het directieteam of aan de commissaris bijzondere verslagen vragen over alle aspecten die een belangrijke invloed kunnen hebben op de Vennootschap.

De raad van bestuur kan via zijn voorzitter alle inlichtingen of stukken van het directieteam opvragen en elke controle laten uitvoeren. In de toezichthoudende activiteiten van de raad van bestuur heeft het auditcomité een rol (zie intern reglement van het auditcomité).

Eenmaal per jaar worden de prestaties van het directieteam geëvalueerd in aanwezigheid van de Algemeen directeur. De Algemeen directeur is afwezig wanneer hijzelf geëvalueerd wordt. Volgende criteria dienen als basis voor de evaluatie: het bedrijfsresultaat en de persoonlijke objectieven.

Belangenconflicten

Indien een lid van het directieteam een belangenconflict heeft, dient hij te handelen overeenkomstig de vigerende wettelijke bepalingen terzake. Een afschrift van de notulen dient tijdens de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur aan deze raad overgemaakt. De voornoemde notulen dienen in hun geheel opgenomen te worden in het verslag zoals bedoeld in art. 95 van de Wet.

Voor het management – hiermee wordt het directieteam en de afdelingshoofden bedoeld - zal een gedragscode worden opgesteld. De beslissingen over materies die binnen het toepassingsgebied van deze gedragscode vallen dienen in het verslag van het directieteam steeds gemotiveerd te worden. De raad van bestuur ontvangt een afschrift van laatstgenoemd verslag op de eerstvolgende bijeenkomst.

Kwijting

Naar aanleiding van de goedkeuring door de raad van bestuur van het voorstel van jaarrekening en de jaarlijkse evaluatie van het directieteam, legt het directieteam verantwoording af aan de raad van bestuur voor de uitoefening van zijn taken tijdens het afgelopen boekjaar. Hierop zal de raad van bestuur beraadslagen over het al dan niet verlenen van kwijting aan de leden van het directieteam.

Diverse Bepalingen

Het directieteam toetst en beoordeelt jaarlijks de toereikendheid van dit intern reglement, brengt verslag uit van deze beoordeling aan de raad van bestuur en stelt zo nodig wijzigingen voor.

De raad van bestuur kan dit intern reglement te allen tijde wijzigen en de aan het directieteam toegekende bevoegdheden herroepen.

Dit intern reglement en de samenstelling van het directieteam worden op de website van de Vennootschap geplaatst.